如何有效管理复杂的组织活动？

如何有效地管理复杂的组织活动？

大型、复杂的组织活动，各级政府，大中型企业每年都必不可少。如何有效地管理、组织，充分体现了主办方筹备者的综合领导能力，他必须具备优秀的沟通协调能力，判断决策能力，应急处理能力，口才表达能力，细致思考能力。没有一定的能力，没有一定的经验是很难胜任的。

我们以阿里巴巴每年的“双11”为例。

首先，作为主办方阿里，要成立一个筹备小组，根据“双11”需要参入的相关部门，确定筹备小组的领导成员和一定数量的工作人员。相关部门肯定包括营销部门，技术部门，公关部门，后勤部门，法务部门，财务部门。由总公司付总级别人员任组长，相关主要部门负责人任付组长。下设各小组，也要确定好负责人和工作人员。工作人员从相关部门抽调。

二、制定活动方案，确定初步预算，根据活动内容确定协办单位。如“双11”活动，协办单位必须有举办地点的当地政府，当地电视台，活动演出的演义等单位，通过当地政府再组织当地公安，当地交警，当地文化部门，负责活动治安，交通秩序，活动场所。

三、早准备，早协调，早安排。方案出台，协办单位明确后，就需要一个一个去落实，去协调。时间要早安排，让协办单位有充分的时间做准备。主办方对活动举办目的，活动过程，预期效果要让协办单位充分了解，需要付费、签订合同的，尽早签订合同。

四、措施要具体，分工要细化，责任要落实到人。活动实施方案要尽量具体、细化、明确。哪个部门负责哪些事，哪些事必须时候完成，哪些事是哪些人具体实施，实施方案上面都要用文字明确，都要考虑得充分细致。细节是决定成败的关键。不要放过每一个环节，每一个细节有可能出现的问题。

五、加强督查，确保各项工作落实到位。大型活动，不仅牵扯到本单位许多部门，还牵扯好多协办单位及相关部门。事情繁琐、具体，不是开几次会，作几次安排就能落实到位。一些事必须经过几个协办单位，多次协调、沟通，才会落实好。组织者必须要拢身，亲身亲为，跟踪落实。所以，活动组织者必须要经常加强督查，确保各项工作每一个环节都要落实到位。

六、做好应急预案。对有可能发生的每一件意外，都要做出应急处理方案，制定有效对策，降低有效损失。该准备的人员准备好，该准备的设备准备好，确保话动圆满成功。