如何组织高效会议

1、做好准备、制定议程
最好别开没有准备的会议，没有准备的会议只会造成一团乱麻，不仅不能解决问题，还影响员工士气、增加员工和整个公司的时间成本，这也是一项巨大的浪费。
通常我们建议一定要做事先检查制度，特别是遇到重大的会议，如果没有做好准备，那必须取消会议。另外，在会议开始前，一定要把会议材料提前发给参会人员，提醒参会人员要提前看材料并做好准备，不要等到进了会议室才开始思考。
另外，会议要有明确清楚的会议议程，会务工作人员并要在会前书面发给各参会人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。保证每一项讨论、每一个环节控制在预计时间内，避免泛泛而谈，漫无边际。　　
2、明确主题、保证结果
明确会议主题，就是明确开会的目的，只有知道我们想得到什么结果，会议才能有所收获。我们建议会议的主题，要事先通知参会人员，并且在会议开始的前几页PPT里就要明确显示会议主题。
开会的目的就是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费，所以，每个人都要积极的参与到会议议程中来，会议监督官应该控制好会议时间，适时打断那些偏离会议主题的冗长的发言，避免因为太长的时间让参会人员产生疲劳感。会议监督官还要把握会议成果与进程，没有定论则另外再讨论，达成决议则当场宣读并确认的结论，然后迅速进入下程序。
3、规定纪律、做好训练
没有规矩不成方圆，开会也需要制定规矩和纪律，在会议开始前先宣布会议纪律，规定处罚措施。会议中最好设置一名纪律检查官，通常建议由主持人担任，由他来对会场犯规行为进行提醒，比方说不安流程进行会议、发言带情绪、私下讨论、发恶劣脾气和攻击他人等行为，都应该得到相应提醒或处罚。
企业应该把培训是看成节约时间成本的投资，让员工快速成长、培养员工，减少员工犯错率，提升专业技能，实际上这也是提高了大家的时间价值和利用效果。
建议各个企业都应该进行一次如何有效开会的培训，包括怎样开会，怎样主持，怎样记录，怎样追踪，怎样对待分歧，怎样汇报等。这些必要的职业化训练，会让公司的会议变得更高效。
4、注意语言艺术和技巧、控制会议时间
开会难免有意见不一或者争论，如果处理不好，就会影响开会的效果，适当注意一些艺术和技巧，就会化险为夷，例如要尽量做到在会上公开称赞、私下批评，在会中要做到就事论事，对事不对人，争论时也要尊重别人，不可恶意批评别人，对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞，对意见不同也要注意措词，不能伤害别人的自尊，特别是有上级人员参加时更要注意，千万不能为了体现自己而贬低他人。有时候要采取民主集中模式，开放心胸，容纳意见，要开放自己的心胸去倾听别人的意见，不要被自己先有的立场所左右，不要将你的观点强加于人，如果你要公布既定的政策、决定，要在事前说明不容讨论，需要参会人员讨论的一定不能是既定的决议。
设定时间，准时开始、准时结束：准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间，开会一定要准时，并要对每个议程定个大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知参会人员，使他们有思想准备。
5、做好记录、事后追踪
这一点非常重要，一定要安排会议记录人员，做好准确完整的会议记录，记录好会议形成的决议、具体执行人员及完成期限、此项决议完成需要的资源，避免会后互相推诿，影响决议的执行。
事后追踪同样重要，可以建立会议事后追踪程序，跟踪、稽核检查会议的每项决议，如有意外可及时发现适时调整，确保各项会议决议都能完成。