什么是会务组织安排？

　　【案例】 　　小A是刚毕业不久的年轻大学生，进入公司之后，他所处理的很大一部分工作是会议组织事务，可这也成为他最大的一个烦恼。

　　由于公司领导众多，会议也多，时间和场地总是会出现冲突，再加上没有会议主持人 　　进行管理，总是产生议程混乱，议而不决，冗长低效的情况。领导不止一次地批评了小A，小A也很委屈，学校里的会哪有这么麻烦，随便拉到一个教室，两三句话就讲完了，哪里还能考虑到这么多问题。　　忧心忡忡的小A来到了李教授的办公室，就他所遇到的问题进行请教。　　【解疑】 　　小A(以下简称A):李教授，为什么一件简简单单的会议组织我都做不好呢？ 　　李教授(以下简称李)：呵呵，看似简单，其实并不简单，它也是一项庞大的系统工程啊。你所遇到的，其实是我们所说的商务礼仪的问题。　　A:商务礼仪是什么概念？ 　　李：商务礼仪是在商务活动中体现相互尊重的行为准则，它是一种行为的准则，用来约束我们日常商务活动的方方面面。它的核心作用是为了体现人与 人之间的相互尊重。我们可以用一种简单的方式来概括商务礼仪，它是商务活动中对人的仪容仪表和言谈举止的普遍要求。仪容仪表是指个人的形象。言谈举止是指每一个人在商务活动中的职业表现。　　A:那么李教授，从商务礼仪的角度来看，怎样才能组织好一场会议呢？ 　　李：首先你要对会议的性质有所了解。　　按参会人员来分类，会议基本上可以简单地分成公司外部会议和公司内部会议。公司外部会议，可以分成产品发布会、研讨会、座谈会等。内部会议包括定期的工作周例会、月例会、年终的总结会、表彰会，以及计划会等等。　　A：每次开会前我总是手忙脚乱，好像有一堆事情需要确定，但却总是等到最后一分钟才定下来，还经常漏掉一些事项。　　李：年轻人毛躁点可以理解。从商务礼仪的角度，我们将会议分成会议前、会议中、会议后。　　在会议前的准备工作中，我们需要注意以下这几方面： 　　WHEN-时间，你要告诉所有的参会人员，会议开始的时间和要进行多长时间。这样能够让参加会议的人员很好地安排自己的工作。　　WHERE-地点，是指会议在什么地点进行，要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行。　　WHO-人物，以外部客户参加的公司外部会议为例，会议有哪些人物来参加，公司这边谁来出席，是不是已经请到了适合外部的嘉宾来出席这个会议。　　WHAT-会议的议题，就是要讨论哪些问题。　　OTHERS-会议物品的准备，就是根据这次会议的类型、目的，需要哪些物品。比如纸、笔、笔记本、投影仪等等是不是需要用咖啡、小点心等。　　A：听您这么一说，我就明白多了，还有一个问题让我经常受领导批评，座位怎么排，怎么坐都很有讲究，可是我一点也不懂。　　李：在中国传统文化中，十分讲究长幼尊卑之分，同样在商务礼仪中也会面临这样一些需要排定坐次的情况。一般情况下，会议座次的安排分成两类：方桌会议和圆桌会议。　　如果会议室中是长方形的桌子，包括椭圆形，就是所谓的方桌会议，方桌可以体现主次。　　在方桌会议中，特别要注意座次的安排。如果只有一位领导，那么他一般坐在这个长方形的短边的这边，或者是比较靠里的位置。就是说以会议室的门为基准点，在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议，一般分两侧来就坐，主人坐在会议桌的右边，而客人坐在会议桌的左边。　　还有一种是为了尽量避免这种主次的安排，而以圆形桌为布局，就是圆桌会议。在圆桌会议中，则可以不用拘泥这么多的礼节，主要记住以门作为基准点，比较靠里面的位置是比较主要的座位，就可以了。　　A:还有，在会议进行过程中，大家总是没有重点，东拉西扯，该解决的问题没有解决，无关紧要的话反倒扯了一堆，最后搞得大家筋疲力尽，不了了之。　　李：这就需要一个会议主持人作为议程管理的核心了。　　一个有经验的会议主持人应该起到以下作用： 　　•介绍参会人员 　　•控制会议进程 　　•避免跑题或议而不决 　　•控制会议时间 　　当然会议之前的沟通也很重要，让大家对议题充分熟悉，有的放矢，不做空谈，能够就重要事项达成共识，这就是一个高效会议的诀窍。　　A:谢谢李教授，听完您这番话，我对以后的工作充满了信心，不会再犯向以前那样幼稚的错误了。　　李：呵呵，年轻人犯错误，连上帝都会原谅的，我再提醒你几点。　　在会议完毕之后，我们应该注意以下细节，才能够体现出良好的商务礼仪。主要包括： 　　•会谈要形成文字结果，哪怕没有文字结果，也要形成阶段性的决议，落实到纸面上，还应该有专人负责相关事物的跟进； 　　•赠送公司的纪念品； 　　•参观，如参观公司，或厂房等。　　•如果必要，合影留念。　　有始有终，才是一个负责任的会议组织者。