如何组织好一场活动

如果你没有真正地组织过一场活动，或许你会天真地以为只需要把场地定好，然后通知相关的人员参加就可以了。我也曾不知轻重地抱过这样的想法。事实上，想比起做来永远要简单的多。下面就以准备一场素质拓展培训为例，来介绍组织一次活动所应该注意的细节问题。
第一，选择合适的合作伙伴。这是第一步，也是至关重要的一步，但难度并不大。主要是联系一定数量的素质拓展服务提供商，对比方案的内容、费用、食宿，看是否满足公司的需求。最终经过比较确定一家最符合公司需要的供应商。当然，如果你已经有长期的合作伙伴，那就可以在这一重要问题上省很多力气。
第二，提前半月甚至一月左右确定能够参训人员的数量。因为不仅你自己要对能够参训的人数有所预测，而且合作伙伴也需要了解人数的信息来确定费用，并提前配备教练。
第三，事无巨细地做好相关准备工作。这项工作比较繁琐，但是最体现你的细心和用心程度。主要工作有发培训通知（要明确活动时间、地点、内容、注意事项等），准备车、零食、药品、相机、条幅、桌牌（有领导或重要人物参加的话），按照性别、年龄、职务等提前分好房间（这项工作如果搞不好的话，后果往往会很严重）。特别要要注意酒店，确保万无一失，因为忙季酒店往往供不应求。如果有室内培训的话，你还得提前确定投影仪、音响、话筒是否能正常使用，甚至你要自带这些投影仪（因为租用的话往往不划算）。此外，行前你还要与司机和培训公司联系确保他们的工作万无一失。
第四，发活动提醒通知。这项工作最好活动前一两天进行，是一定不能忘记的。如果你担心邮件的方式不妥，你很有必要和每个人确认能否准时参加活动。阿门，这是一项艰巨的任务阿，尤其是人员不集中的情况下。
第五，协调整个活动。出发前要点名确认人数，上车（需要坐车的话）后提醒大家准备的药品、食品，在整个过程中要确保人数不少，东西不丢。如果有晕车的人，要提前给他药。在车上如果没有什么活动的话，大家很容易睡着，所以你之前还应该准备一些小游戏来调节气氛。在回程的时候你还要提醒大家带好自己的东西。在活动的过程中，你始终不能忘记你的身份。你是活动的组织者，这意味着你要照顾大家吃得好、住得好、玩得好，而不是一激动把自己的职责和使命忘到九霄外。
第六、做好后续工作。活动的结束并不意味着你工作的结束。你还要及时整理活动照片，付费，或者进行其它相关的反馈工作。
总之，事非经过不知难，绝知此事要躬行。只有真正组织过活动，你才能明白这既是一项体力活，更是一项脑力活。做好这一工作，必须用心。只要你用心了，就一定能够做好，而且别人也一定能够感受得到。